婚享名人Oct 06, 2016

學姐說│籌辦婚禮表格、文件不藏私分享

本文轉載至 ❤♡ 白丸子 ♡❤
 
我本身工作是跟企劃相關,所以在籌備婚禮的時候也是秉持著執行案子的精神在籌辦的...
 
另一方面是因為老公比較懶惰散漫,而當天我又沒時間幫忙他,就盡量在事前幫他規劃完善一點,降低出錯機會,也很慶幸老公跟會場的工作人員當天都非常幫忙且主動,整個婚禮的現場據說是控制的流暢、不混亂(畢竟我都只在休息室拍照),這篇就分享一下我略帶控制狂精神,在籌辦婚禮過程中用到的所有表格及文件。
 
首先是我會先列出一個表格是,當天我跟老公需要做的事情,以及我們要提供給飯店的電子檔、大圖輸出等等,簡單來說就是給自己的提醒事項,做完就備註起來,以免混淆。
 

(photo by  ❤♡ 白丸子 ♡❤)

再來是每個會場的工作人員都會拿到一張的工作人員聯繫表,包含新人、外部廠商及儐相、接待等等,也在這個表格註明雙方總召是誰,以及每個人員需要協助的事項、工作分配。
 

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因為要帶去的物品很多,我怕遺漏,所以也列出全部清單,包含我前一天就要先送去飯店的婚紗照、謝卡、婚禮小物,以及當天需要帶的個人用品,也都一起列出來,並註明這些物品到了飯店要給誰。
 

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我的禮金桌是找親妹妹和老公表妹幫忙,因為是晚輩,沒有相關經驗,所以我將收禮金的流程寫得非常清楚,讓他們可以一步一步照著做,雖然最後還是因為忙亂在點收的金額有點小失誤,但整體還算是順利。
 

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另外我也有列出當天預計發送喜餅的女方親友清單,將這個清單提供給協助發餅的女方招待,有送出就打勾,發餅的朋友非常聰明伶俐,所以發餅數量這部分完全零失誤!
 

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再來是讓我調整最多次的賓客桌次表。安排賓客真的是籌辦婚禮中最最最麻煩的事情,不僅在桌數有調整的時候,名單就要跟著調整,甚至連飯店的桌椅也全都要一起調整,而長輩桌又很難控制,前後這個表格我就調整了四五次有!
 
在最初分配賓客座位的時候,我會用一個比較詳細的表格來註明素食及娃娃椅需求。(我的桌次表是從6號開始,原因在於前5桌我是留給男方長輩,因為長輩親友人數比較難確認,所以我就不排前五桌了)
 

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每一個小表格中可以註明桌號、桌名、人名、素食及娃娃椅數量需求,因為我有帶加總公式,數量輸入進去之後,人數就會自動幫我統計。
 

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等到賓客的需求、數量都大致上統計完畢之後,我又開了一個sheet,是簡單版的賓客座位表,我只有提供給工作人員這個版本,在現場查找比較方便。
 
主要就是省略一些欄位,擺在每個人的人名及是否需要娃娃椅而已,要注意的是,人名部分不要只寫英文名字或暱稱喔,要寫全名。同一張表格中,右方有完整列出桌次及男女方桌次歸屬,也是方便招待帶位。
 
當天非常幸運的,招待跟總召們有再幫我們橋位置,所以完全沒有開到預備桌,跟預計的桌數一模一樣。
 

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而最後,也是最重要的,是我有將當天會要支付的現金都列出來,一方面作為婚宴前準備現金的參考用,一方面則是讓總召支付完金額可以做紀錄。
 
金錢部分我是安排禮金桌工作人員收完之後拿給男方總召,由男方總召幫我支付飯店費用,其餘儐相、廠商的紅包、款項都是由老公自己發送的。
 
表格中我也有帶公式,只要輸入金額之後就可以直接算出數字。
 

 
整個婚禮流程,是由飯店婚企控管,表格也是非常詳細,有些細節像是第一次進場要開4次門、或是活動摸彩箱都會幫忙準備,服務很棒棒!
 

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最後則是我個人準備給新秘的簡報。因為我沒有詢問新秘Issa可不可以試妝,但我又想要先讓Issa知道我化妝的習慣以及喜歡、不喜歡的妝容,所以我簡單整理了一支簡報給Issa。
 


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當然也有放上婚宴上想要用的髮型參考。
 

(photo by  ❤♡ 白丸子 ♡❤)
 
以及當天會穿的禮服,讓新秘先了解,屆時比較快進入狀況。
 



 
以上是在籌辦婚禮時,我使用的所有表格及簡報、文件,如果有需要的歡迎留言提供mail給我喔,我會再一併寄出給大家參考,希望你們都可以圓滿完成人生中的大事

雲端下載連結:https://goo.gl/YLKdKh


以上學姐經驗談由 ❤♡ 白丸子 ♡❤ 熱心分享。

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